In den kommenden Tagen und Wochen kehren Mitarbeiter, die in den vergangenen zweieinhalb Monaten im Home Office waren, in ihre Büros zurück. Arbeitnehmer wie Arbeitgeber bereiten sich auf die neue Situation vor – denn eines ist klar: es wird anders als vor der Coronakrise. Die körperliche und geistige Gesundheit der Mitarbeiter steht an oberster Stelle. Damit einhergehen Abstandsregeln, die Definition des Raumangebotes pro Mitarbeiter und erhöhte Hygienestandards:

„Die Rückkehr in die Offices kann herausfordernd sein“, sagt Julian Schramek, Head of Building Consultancy beim Immobilien-Dienstleister CBRE Wien. „Wichtig ist die umfassende Vorbereitung und die Definition eines genauen Planes, dem die Mitarbeiter folgen.“

Flexibilität, Kommunikation, Zusammenarbeit

Während in kleineren Unternehmen eine Person – meist die Geschäftsführung – den Plan für die Rückkehr definiert, werden in größeren Unternehmen Teams, bestehend aus Mitarbeitern aller wichtigen Abteilungen, gebildet, die gemeinsam mit dem Top-Management die Maßnahmen planen.

Die Mitarbeiter benötigen klare Informationen zu den Gesundheitsvorkehrungen, die aktiv an alle (Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner etc.), die Betriebsräumlichkeiten betreten, kommuniziert werden. Feedback der Mitarbeiter sollte in die Pläne einfließen und diese sollen gegebenenfalls adaptiert werden.

Schrittweise Rückkehr

Es gibt eine Lehre aus Asien, wo man den Europäern diesbezüglich um einige Wochen voraus ist: Die Rückkehr aller Mitarbeiter ins Büro zur selben Zeit funktioniert nicht und ist auch nicht mit den aktuellen Richtlinien der WHO und anderer Institutionen vereinbar – Stichwort: Abstandsregeln.

International wurde beobachtet, dass sich nicht alle Unternehmen an diese Empfehlung halten, weshalb es umso wichtiger ist, einen Plan zu entwickeln, der festlegt, wann und wie die Anzahl der Personen in den Büros schrittweise erhöht wird. Daher ist es realistisch, dass einige Mitarbeiter bis zur Stabilisierung der Situation weiterhin im Home Office tätig sind.

„Nicht umsonst heißt es, dass jede Krise gleichzeitig eine Chance ist“, meint Schramek. „Das gilt auch jetzt, da wir uns mitten in einem Change Prozess befinden. Jetzt entscheidet sich, wie wir in Zukunft arbeiten. Trotz der Tatsache, dass die Arbeit im Home Office auch in Zukunft attraktiv sein wird, bleiben Büroräume weiterhin die wichtigsten Orte für Vernetzung und Besprechung. Es wird sich allerdings einiges ändern: große Unternehmen werden – vor allem technologisch – bestens ausgestattete und hochwertige Headquarters haben und daneben ihr Netzwerk kleinerer, lokaler Büroflächen ausbauen.“

Die Top-5-Tipps zu Planung und Koordination

1. Ein Team – bestehend aus Mitarbeitern der wichtigsten Abteilungen – sollte gemeinsam mit dem Management die Rückkehr ins Büro planen und die Maßnahmen definieren.
2. Notfallplan – was ist zu tun, wenn bei Mitarbeitern Symptome auftreten, die auf eine Infektion mit Covid-19 hinweisen könnten.
3. Erstellung eines Zeitplans für die schrittweise Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro. Es sollte im Vorhinein definiert sein, wer wann ins Office zurückkehrt.
4. Spezielle Systeme – wie z.B. Einbahnregelungen, Zutrittsbeschränkungen – für die Nutzung von gemeinsamen Räumen (Besprechungsräume, Küche etc.), damit sich nie zu viele Personen gleichzeitig in einem Raum befinden.
5. Entwicklung einer neuen Arbeitsschutzrichtlinie und Sicherstellung der Einhaltung.

Die Top-5-Tipps für die sichere Arbeitsumgebung

1. Reduktion der maximalen Büronutzung. Überdenken der Arbeitsauslastung für den vorgeschriebenen und sicheren Abstand zwischen den Mitarbeitern. Sichtbare Kennzeichnungen sind hier hilfreich.
2. Ausreichend Desinfektionsmittel für Mitarbeiter und Besucher. Erhöhte Hygienemaßnahmen & Reinigung.
3. Aktive – nicht nur digitale – Kommunikation der Richtlinien und Empfehlungen für sicheres Arbeiten an die Mitarbeiter.
4. Erhöhung der Frischluftversorgung in den Büros sowie auch in Nass- und anderen Nebenräumen.
5. Temperaturmessung bei den Mitarbeitern vor Betreten des Büros (bei großen Unternehmen). Beschränkung der Anzahl der externen Besucher (inklusive Kuriere).

Die Top-5-Tipps zur Kommunikation mit den Mitarbeitern

1. Offener Informationsaustauch sollte im gesamten Unternehmen möglich sein. Definition der geeigneten Kanäle zur internen Kommunikation.
2. Bevor die Mitarbeiter an den Arbeitsplatz zurückkehren, sollten sie die Vorteile und Rahmenbedingungen der Arbeit im Büro kennen, z.B. Qualität der Einrichtungen, ungestörtes Arbeiten, High Speed Internet etc.
3. Empfehlung der Mitarbeiter, MNS Masken zu tragen, Sicherheitsabstände einzuhalten und für Hygiene zu sorgen – nach dem Prinzip Eigenverantwortung.
4. Ermutigung der Mitarbeiter, mit dem Fahrrad oder zu Fuß zur Arbeit zu kommen.
5. Home Office wird auch in Zukunft Teil der Unternehmenskultur sein.