So wird’s gemacht: Der Homeoffice-Leitfaden für Technologie, IT-Sicherheit, Ergonomie und Digitalisierung

Published on 15. April 2020

Für einige Firmen ist das Arbeiten von Zuhause aus seit geraumer Zeit gelebte Praxis mit dem großen Vorteil, dass Arbeitsabläufe bereits eingespielt sind – für andere wiederum bedeutet es aktuell einen Kraftakt, remote arbeitsfähig zu bleiben. Für diese Unternehmen hat HP einen Leitfaden zum Thema „Arbeiten im Homeoffice“ mit Tipps und Hinweisen zusammengestellt, aus denen PON hier vier relevante Bereiche bietet:

Technologie

  1. Cloud-basierte Lösungen: Microsoft bietet es mit Office 365 bereits an – eine grundlegende Arbeitsfähigkeit kann mit Hilfe von Cloud-basierten Lösungen hergestellt werden. Mitarbeiter können mittels Internet Browser auf ihre klassischen Office Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook mit leicht reduziertem Funktionsumfang zugreifen. Gleichzeitig stehen alle in der Cloud verfügbaren Dateien zur Verfügung. Der große Vorteil: Diese Lösung kann mit jeder Hardware genutzt werden, die über einen Browser verfügt. Sicher eine gute kurzfristige Alternative für Nutzer, die normalerweise im Büro einen Desktop-Rechner nutzen.
  2. Netzwerkanbindung: Voraussetzung für den Homeoffice-Arbeitsplatz ist eine schnelle Datenverbindung – sei es per Kabel, DSL-Anbindung oder WWAN-Technologie. Damit steht im Allgemeinen auch ein WLAN Netz zur Verfügung, in das man sich mit dem Firmennotebook einwählen kann. Ist keine kabelgebundene Breitbandverbindung vorhanden, hilft – je nach Region – der örtlich verfügbare Mobilfunkstandard. Mit einem optionalen WWAN Modem im Arbeitsgerät kann man Ausfälle des Home Netzwerks überbrücken und erweitert die mobile Arbeitsfähigkeit auf zusätzliche Standorte. Mobilfunkrouter bieten die Möglichkeit, an jedem Ort mit entsprechender Mobilfunkversorgung im Handumdrehen ein mobiles WLAN-Netz aufzubauen, über das man eine Verbindung zum Firmennetz aufbauen kann. Diese Option ist auch über das Mobiltelefon möglich. Wichtig: Datentarif prüfen!
  3. As-a-Service: Shared Economy im Unternehmen: Gerade Firmen mit kleinen IT-Abteilungen profitieren von As-a-Service-Angeboten ohne Kapitalbindung, die flexibel an die Anforderungen der Firma angepasst werden können. Vorteile: höhere Flexibilität bei der Hardware, unternehmensweit einheitliche, integrierte Sicherheitskonzepte, höhere Produktivität durch Analysetools. Zudem übernehmen As-a-Service Anbieter häufig auch die Betreuung und den technischen Service zu den Produkten – seien es OC oder Notebooks oder ganze Druckerflotten. Bei Bedarf können solche Hotline-Dienste für die Mitarbeiter flexibel skaliert werden.

IT-Sicherheit

  1. Multi-Faktor-Authentifizierung: Auch beim Zugriff auf das Firmennetzwerk vom heimischen Schreibtisch aus sollte sinnvollerweise die Multifaktor-Authentifizierung genutzt werden. Neben Kennwort oder PIN ist zum Einloggen etwa ein Fingerabdruck oder die Gesichtserkennung per Windows Hello eine sinnvolle Kombination. Deshalb bieten moderne Business Notebooks optional sowohl einen Fingerabdruckscanner wie auch die nötige Infrarot-Kameratechnik als Security-Merkmal.
  2. VPN-Verschlüsselung: Insbesondere bei der Nutzung öffentlicher wie auch heimischer Netzwerke ist – wie bei allen Netzwerken außerhalb des Unternehmens – eine Verschlüsselung der übertragenen Daten dringend notwendig. Moderne VPN-Lösungen garantieren eine sichere Datenverbindung. Zusätzlich kann man, je nach VPN Lösung, die Nutzung lokaler Ressourcen unterbinden und damit das Arbeitsgerät zusätzlich schützen.
  3. Hardware-Schutz: Moderne Notebooks verfügen zudem über spezielle Sicherheitslösungen zum Schutz vor Angriffen. Viele dieser Sicherungssysteme sind bereits in die Hardware integriert. So schützt HP SureStart beispielsweise das BIOS. Sollte das BIOS unberechtigt verändert worden sein, startet das Notebook mit einer Kopie des letzten funktionierenden BIOS neu. Wirksamen Schutz vor Schadsoftware, die sich auf Webseiten oder hinter Links in E-Mails verbergen, bietet HP Sure Click. Webseiten und Dateien werden grundsätzlich in einer virtualisierten Maschine geöffnet. Etwaige Angriffe im Browser können nicht auf das restliche System zugreifen. Es reicht das Schließen des Browserfensters, um den Angriff abzuwehren.

Ergonomie

  1. Professioneller Monitor: Eine ausreichende Bildschirmgröße ist Voraussetzung für entspanntes Arbeiten. Abhängig von der Aufgabe ist ein 24-Zoll-, besser noch ein 27-Zoll-Bildschirm empfehlenswert. Optimalerweise ein Business Monitor, da diese Monitore höhenverstellbar sind. Eine Tilt- sowie ein horizontale Drehmöglichkeit sorgen für zusätzliche Ergonomie. Zudem sind Monitore mit einer integrierten Low Bluelight Reduction Funktion empfehlenswert, welche die Farbtemperatur automatisch anpassen.
  2. Dockingstation: Insbesondere bei der Nutzung von modernen Notebooks empfiehlt sich eine Dockingstation – beispielsweise eine USB-C Dock. Vorausgesetzt es besteht genug Platz für einen Arbeitsplatz, können die Peripheriegeräte verbunden bleiben. Zudem erweitert eine Dockingstation die Zahl und Art der verfügbaren Steckplätze. Das Notebook wird mit einem Kabel angeschlossen und – je nach Docking – auch direkt mit Strom versorgt.
  3. Externe Zusatzgeräte: Eine externe Maus und Tastatur vermeiden Haltungsprobleme des Nutzers und verbessern die Ergonomie zusätzlich.
  4. Arbeitsplatz: Der Arbeitsplatz sollte über einen adäquaten Sessel und Tisch verfügen. Der Sessel kann – optimaler Weise – in der Höhe angepasst werden. Der Raum sollte angenehm temperiert sein und keine störenden Lärmquellen enthalten.
  5. Ausrichtung des Arbeitsplatzes: Die Blickrichtung am Arbeitsplatz sollte im Optimalfall parallel zur Fensterfront verlaufen. Das bedeutet, Tageslicht kann nur seitlich auf den Monitor fallen. Ein Fenster – und damit Tageslicht im Rücken des Nutzers – sorgt für ungewollte Lichtreflexe, ein Fenster hinter dem Monitor – in Blickrichtung – kann sich bei längerem Arbeiten aufgrund von unterschiedlichen Helligkeitswerten störend für den Nutzer auswirken und eine schnellere Ermüdung der Augen nach sich ziehen.

Homeoffice und Digitalisierung

  1. Netzausbau: Basis für die Digitalisierung eines Landes und damit auch für Nutzungsszenarien wie Home-Office ist der Breitbandausbau. Die schnelle Datenübertragung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor – nicht nur in der produzierenden Industrie.
  2. Dezentralisierung: Die Breitbandanbindung schafft die Möglichkeit, Mitarbeiter auch außerhalb der Ballungszentren zu finden und zu beschäftigen.